Operation Officer

TUJUAN POSISI :

Operations Officer bertanggung jawab memastikan terselenggaranya fungsi operasional, administrasi, keuangan dasar, pengadaan, manajemen aset, serta layanan umum secara efektif dan sesuai kebijakan organisasi untuk mendukung implementasi Forest & Wildlife Program di Kalimantan, khususnya lanskap Sebangau–Katingan. Posisi ini berperan sebagai penghubung utama antara tim lapangan, manajemen program, dan unit pendukung (Finance, Strategic Sourcing & Operations, People & Culture, dan IT), guna memastikan seluruh proses operasional berjalan efisien, akuntabel, patuh terhadap kebijakan internal dan persyaratan donor, serta mendukung keberlanjutan program.

PERAN DAN TANGGUNG JAWAB UTAMA

Dalam pelaksanaan tugasnya, Operations Officer bekerja di bawah supervisi Operations Coordinator serta berkoordinasi erat dengan Landscape/Program Manager.

A. Dukungan Operasional dan Koordinasi

• Memberikan dukungan administratif dan operasional kepada tim lapangan untuk memastikan kegiatan berjalan sesuai kebijakan organisasi dan ketentuan donor.
• Menjadi focal point operasional di tingkat lanskap untuk koordinasi dengan unit Finance & Accounting, Grant & Financial Management, Strategic Sourcing & Operations, People & Culture, dan ICT.
• Mendukung proses administrasi kantor dan keuangan untuk kegiatan operasional (pengumpulan dokumen pendukung, pemantauan proses pembayaran, dan komunikasi status pembayaran kepada tim terkait).
• Memfasilitasi proses pengadaan barang dan jasa sesuai rencana kerja, prosedur organisasi, serta prinsip green procurement.
• Mendukung penerapan Environmental and Social Safeguard Framework (ESSF), termasuk pencatatan dan pelaporan aspek mitigasi risiko sesuai arahan program.
• Menjaga komunikasi yang efektif dengan mitra internal dan pemangku kepentingan lokal terkait dukungan operasional kantor dan pengadaan.
• Mengelola pengarsipan dokumen operasional dan program sesuai sistem yang berlaku, baik fisik maupun digital.
• Mendukung pengaturan logistik dan administrasi untuk kunjungan mitra eksternal (donor, auditor, WWF Network, dan pihak terkait lainnya).
• Membantu memastikan lingkungan kerja kantor aman, tertib, dan kondusif bagi pelaksanaan program.

Dukungan Umum dan Manajemen Aset

• Mengajukan permintaan pengadaan barang dan jasa untuk mendukung operasional kantor lapangan sesuai kebutuhan program dan prosedur yang berlaku.
• Melakukan pencatatan dan pembaruan data aset dan inventaris di kantor lapangan, termasuk memantau status peminjaman dan pengembalian aset secara berkala.
• Berkoordinasi dengan Operations Coordinator, memberi masukan dan mendukung penyusunan rencana pengadaan tahunan (Procurement Plan) berdasarkan kebutuhan operasional di tingkat lapangan.
• Menggunakan, merawat, dan memastikan pemanfaatan aset dan perlengkapan kantor sesuai fungsinya, serta mendukung proses pencatatan (opname) aset bersama Tim Strategic Sourcing & Operations.
• Mendukung pengelolaan operasional sarana transportasi di tingkat lapangan (seperti motor, mobil, dan speedboat), termasuk pencatatan penggunaan, perawatan rutin, serta pengurusan dokumen administratif dan keamanan aset.
• Berkoordinasi dengan Tim Strategic Sourcing & Operations di pusat/regional untuk memastikan implementasi kebijakan dan prosedur yang berlaku di tingkat lapangan, serta menyampaikan laporan atau temuan yang relevan secara berkala.

Kepatuhan Operasional & Dukungan Sistem

• Mendukung implementasi kebijakan Health, Safety, Security & Environment (HSSE) di tingkat lapangan.
• Membantu monitoring anggaran operasional dasar serta memberikan input kebutuhan biaya program.
• Mendukung administrasi kontrak vendor lokal dan evaluasi kinerja dasar.
• Menyiapkan dokumen operasional untuk audit serta menindaklanjuti temuan terkait fungsi Operations.
• Mendukung onboarding staf baru terkait fasilitas kerja dan kebutuhan operasional dasar.

Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan

• Menyusun laporan rutin terkait kebutuhan operasional kantor, pelaksanaan kegiatan, serta tantangan dan pembelajaran yang dihadapi untuk digunakan sebagai bahan evaluasi dan peningkatan kinerja di masa mendatang.
• Membuat laporan bulanan terkait penggunaan fasilitas, pemeliharaan aset kantor, serta efektivitas penggunaan sumber daya pendukung lainnya.
• Menyiapkan dokumentasi dan laporan administratif atas seluruh kegiatan yang menjadi bagian dari tanggung jawabnya, baik secara berkala maupun sesuai permintaan manajemen.

KUALIFIKASI

• Pendidikan minimal S1 di bidang administrasi, manajemen, keuangan, logistik, atau bidang relevan lainnya.
• Memiliki pengalaman kerja minimal 3 tahun dalam bidang operasional proyek, administrasi keuangan, pengelolaan logistik, atau general support, terutama di organisasi non-profit atau proyek berbasis lapangan.
• Terbiasa melakukan koordinasi lintas tim (internal dan eksternal), serta mampu bekerja secara mandiri dan dalam tim.
• Memiliki pemahaman yang baik terhadap dinamika kerja di wilayah terpencil atau minim infrastruktur.
• Diutamakan memiliki pengalaman dalam pengelolaan aset, logistik proyek, dan pelaporan administrasi.

Di Yayasan WWF Indonesia, kami berkomitmen untuk menciptakan lingkungan kerja yang inklusif, di mana keberagaman dihargai dan setiap individu memiliki kesempatan yang setara. Kami mendorong pelamar dari semua latar belakang masyarakat untuk mengajukan lamaran. Kami juga menyediakan berbagai manfaat kerja guna mendukung keseimbangan antara kehidupan pribadi dan profesional.

Harap mengirimkan lamaran Anda sebelum tanggal 30 Juni 2026

Kami mendorong pengajuan lamaran lebih awal, karena lowongan ini mungkin akan ditutup sebelum batas waktu yang ditentukan setelah kandidat yang sesuai ditemukan.